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Ambienti di lavoro collaborativo (ALC) open source per l’organizzazione del marketing aziendale.

Mentre nelle grandi organizzazioni il budget destinato al marketing non sembra aver subito drastici tagli , nelle piccole e medie realtà il problema di come ridimensionare complessivamente il budget assegnato all’infrastruttura tecnologica per far funzionare la macchina del marketing si pone in tutta la sua problematicità.

Si tratta infatti di operare delle scelte che, portando ad una riduzione dei costi, aiutino l’intera organizzazione a mantenere alta l’efficacia delle iniziative programmate, a migliorare i processi e ottenere migliori risultati e nello stesso tempo a permettere alle persone coinvolte di contribuire direttamente nelle varie fasi di preparazione ed esecuzione delle iniziative marketing attraverso strumenti di tipo relazionale e collaborativo. Il problema è tanto più importante quanto più grande è la rete o i canali coinvolti nell’attività di pianificazione ed esecuzione di campagne e programmi di marketing.

Da un punto di vista puramente tecnologico il problema si può ogi affrontare in modo efficiente attraverso la realizazzione di portali intranet (CMS) o soluzioni CRM di campaign management. Queste soluzioni permettono infatti di introdurre considerevoli elementi di efficienza nei processi di marketing senza dover ricorrere a investimenti consistenti, al ridisegno di processi e procedure e alla formazione del personale coinvolto.

I CMS (Content Management Systems) sono in questo ambito tecnologie abilitanti utili alla realizzazione di ambienti di lavoro altamente collaborativi in grado di favorire la creatività delle persone coinvolte nei processi di marketing operativo, nell’ideazione e creazione di nuove iniziative, nelle fasi di test di queste iniziative, nella comunicazione e promozione interna delle stesse, nella  comunicazione e vendita sul canale e nella gestione dei feedback e livelli di gradimento e soddisfazione del personale/strutture coinvolte.

Per ottenere risultati immediati è necessario che l’infrastruttura tecnologica disponibile permetta a tutte le persone coinvolte di poter operare autonomamente in base al buon senso e alle sue capacità e all’interno di una organizzazione che faccia affidamento al lavoro in team piuttosto che ad una gestione centralizzata e coordinata dai detentori delle conoscenze informatiche aziendali.

Nella predisposizione di ogni iniziativa marketing le problematiche e le entità coinvolte richiedono un costante flusso comunicazionale e relazionale che passa prevalentemente attraverso la posta elettronica generando piccoli ma significativi problemi quali:

• Abuso di e-mail
• Uso di allegati di dimensioni enormi che rallentano la rete aziendale e intasano le caselle postali dei destinatari ( pensate alle componenti grafiche e ai briefing di agenzia )
• Comunicazione asincrona e inefficienza dei processi
• Impossibilità di realizzare situazioni di test su target significativi
• Impossibilità di allargare la comunicaione ai canali e ai partner coinvolti
• Necessità di ricorrrere a figure dell’IT per l’utilizzo della rete internet ( siti )

Questi problemi possono essere affrontati in modo radicale dotandosi di una struttura informatica o intranet in grado di permettere a tutte le persone ed entità coinvolte nell’organizzazione marketing di condividere tutti i contenuti/oggetti/idee relativi ad ogni iniziativa a partire dalla fase creativa fino a quella realizzativa e di verifica dei risultati.

Le funzionalità disponibili attraverso l’uso di strumenti di collaborazione online permettono:

• la gestione di tutti i formati documentali più diffusi, siano essi testuali o multimediali
• la gestione automatica delle diverse versioni degli oggetti creati e la loro condivisione immediata
• la condivisione e la modifica contemporanea di oggetti testuali e multimediali da parte di più utenti
• la gestione di workflow personalizzati in grado di strutturare percorsi automatizzati per la stesura e approvazione di contenuti utili alle iniziative di marketing
• la definzione e gestione di privilegi e ruoli associati agli utenti in modo da poter far interagire gruppi di lavoro e strutture diverse pur garantendo ad ognuna privatezza e sicurezza sui contenuti
• la costruzione di un archivio storico contenente tutti gli elaborati, ma anche le idee, le annotazioni, le conversazioni ecc. succedutesi in ognuna delle fase del processo di marketing
• il collegamento immediato alle risorse aziendali disponibili in rete
• l’integrazione facile e immediata dei contenuti predisposti con quelli già esistenti
• la pubblicazione rapida e immediata dei contenuti in rete sui siti aziendali o su spazi web appositamente creati ed associati alla applicazione utilizzata anche per la creazione dei contenuti
• il collegamento diretto, a livello operativo e funzionale, tra le persone coinvolte nei processi e progetti  marketing
• il coinvolgimento diretto dei canali di vendita e dei partner

Per trovare una soluzione alle problematiche sopra esposte si può ricorrere a soluzioni ad hoc diponibili sul mercato o ritagliarsi spazi adeguati all’interno dell’infrastruttura informatica esistente. 

La soluzione da noi proposta prevede la realizzazione di un progetto in rete che vede coinvolto in prima istanza l’ufficio marketing e gli utenti finali, per poter definire un progetto che parta dai bisogni reali e dalle necessità urgenti di coloro che sono coinvolti in prima persona. Si vuole in questo modo valorizzare la componente creativa delle persone, facilitare l’adozione dei nuovi strumenti software, limitare errori e ridondanze nella fase di ideazione e realizzazione del progetto. Le tecnologie utilizzate non richiedono grandi investimenti in formazione così come non comportano la revisione di procedure importanti. Ogni utente può operare in autonomia in un contesto organizzativo più efficiente e funzionale al raggiungimento egli obiettivi associati al ruolo di ogni individuo e alla struttura.

Pensando ai processi decisionali coinvolti nell’ideazione e realizzazione di iniziative di marketing la soluzione tecnologica da noi proposta è ideale perché:

• Permette la creazione di comunità di utenti in grado di comunicare e collaborare tra loro ma anche di costruire esperienze condivise
• E’ facile da usare e adattare ad esigenze e progetti aziendali tra loro diversi
• Dispone di numerose referenze di successo
• Garantisce la disponibilità di competenze e risorse disponibile sul mercato
• Fa riferimento ad una letteratura corposa e diffusa in rete, nelle comunità online e nelle librerie
• Si basa su oggetti open source e garantisce sviluppi e integrazioni future con nuovi oggetti e soluzioni che verranno sviluppate e rese disponibili in rete

Se volete ricevere maggiori informazioni relative alle nostre soluzioni e servizi per intranet aziendali a supporto dei processi e delle iniziative di marketing potete contattarci scrivendo a: c.mazzucchelli@complexlab.it .